Na de zomer starten veel bedrijven hun budgetteringsproces weer op om de begroting voor volgend jaar te maken. Een langdurig, inefficiënt en tijdrovend proces, volgens vele CFO’s en controllers. Vaak zijn budgetten al achterhaald op het moment dat ze gepresenteerd worden, waardoor ze weinig toegevoegde waarde hebben. In dit artikel geven we je praktische tips en adviezen om zowel de efficiëntie van het proces als de kwaliteit van de output te verbeteren.
Welke onderdelen zijn opgenomen in een budget?
Een budget omvat vier elementen:
- Een opbrengsten- en kostenraming (Exploitatiebegroting)
- Een overzicht van kasstromen (Liquiditeitsbegroting)
- Een overzicht van investeringen (Vaste en Vlottende Activa), en
- Een prognose van de balans (Kapitaal- en Vermogensstructuur)
Bedrijven die projectmatig werken, zoals bouwbedrijven, machinefabrikanten of zakelijke dienstverleners, dienen ook een projectbegroting op te stellen als vijfde element. Voor veel bedrijven is het belangrijk om de ontwikkeling van het werkkapitaal te monitoren en te beoordelen of zij over voldoende interne middelen of externe financiering beschikken om hun plannen uit te voeren.
Hoe kan de efficiëntie en kwaliteit van de budgetcyclus verbeterd worden?
Ondanks dat het budgetteringsproces geen ingewikkelde materie lijkt, kan het in de praktijk een tijdrovend proces zijn. Bedrijven besteden vaak maanden aan het bespreken en aanpassen van de cijfers, terwijl dit niet nodig is.
Hieronder geven we 10 praktische tips om beter te budgetteren:
1. Maak duidelijke afspraken over rollen en verantwoordelijkheden
Het maken van een budget is niet alleen de verantwoordelijkheid van de CFO en controllers, maar een proces dat betrekking heeft op de hele organisatie en de strategie. Het proces wordt geleid door ‘finance’, maar de input moet vanuit de verschillende afdelingen binnen het bedrijf komen. Tijdens budget meetings kunnen discussies die worden gevoerd waardevol zijn, omdat dan inzichten worden gedeeld en de belangrijkste prestatie-indicatoren op tafel komen. Zo kan de organisatie de juiste keuzes maken en een succesvolle strategie uitvoeren.
2. Begin niet te vroeg en stel een duidelijke planning op
Begin zo laat mogelijk in het jaar met budgetteren omdat het voorspellend vermogen van de organisatie vermindert naarmate de planningshorizon van het budget verder in de toekomst ligt. Voorwaarde is wel dat de budgetcyclus een korte doorlooptijd heeft en dat er een heldere planning is met daarin aangegeven wie, wat en wanneer moet doen.
3. Vermijd overmatig gedetailleerde plannen
Het is niet erg zinvol om de plannen tot in de kleinste details uit te werken. Er is altijd een bepaalde mate van onzekerheid en het voorspellen van details leidt meestal niet tot nauwkeurigere begrotingen. Bovendien kan te veel focus op details leiden tot complexiteit, waardoor mensen het overzicht verliezen. Het is beter om ongeveer goed te zijn dan precies verkeerd.
4. Voorkom onnodig extra ruimte en zoek manieren om te bezuinigen
Het is ook weer niet de bedoeling (zie vorig punt) om bewust veel extra ruimte in de budgetten te creëren. Bedrijven proberen dit vaak wel te doen om een buffer te hebben, maar het is belangrijk om te kijken waar besparingen mogelijk zijn. De directie kan realistische doelstellingen opleggen om te voorkomen dat sommige kostenposten elk jaar blijven stijgen en inefficiënties in stand worden gehouden. Dit is bekend gedrag, maar het is belangrijk om ook te streven naar besparingen en efficiëntieverbeteringen.
5. Begin bij de verkoop en eindig bij de liquide middelen
Bij het maken van een budget begin je met het opstellen van de exploitatiebegroting. Hierbij kijk je naar de verkopen en die vertaal je naar productie, inkoop en logistiek. Het voorraadbeleid is hierbij belangrijk. Als de onderneming bijvoorbeeld meer voorraad wil hebben, moet er meer worden geproduceerd dan verkocht. Dit heeft invloed op de kostprijs, bezettingsgraden en inkoopvolumes. Daarna kun je de budgetten voor de support-afdelingen maken, zoals marketing, IT, customer service, HR en finance.
Vervolgens kun je de investeringsbegroting maken, met bijvoorbeeld capaciteitsuitbreidingen, vervanging van bedrijfsmiddelen en nieuwe IT-systemen. Daarna kun je de balansprognose maken, waarbij je goed kijkt naar ontwikkelingen in het werkkapitaal en aflossingen op leningen. Tot slot maak je de liquiditeitsbegroting, waarbij je kijkt naar kasstromen uit operationele, investerings- en financieringsactiviteiten. Het is belangrijk dat de kasstroom aansluit bij de mutatie van de liquide middelen. Als de onderneming ‘geld tekort’ komt, moet er op tijd gekeken worden naar extra financiering voor het werkkapitaal.
6. Maak gebruik van P x Q
Maak een budget door te kijken naar hoeveel je nodig hebt (de Q) en hoeveel het kost (de P). Q kan bijvoorbeeld het aantal stuks, kilogrammen, manuren, vrachtwagenritten, FTE’s of vierkante meters zijn. Combineer dit met P, zoals verkoopprijzen, kostprijzen, loonkosten per FTE, huur per m2, etc. Je kunt ook cijfers gebruiken, zoals bezettingsgraden, aantal stops per winkel of DSO. Controllers hebben deze informatie nodig om het budget in euro’s te kunnen uitdrukken. Door deze methode te gebruiken, kun je later makkelijker de verschillen tussen het budget en de werkelijke kosten analyseren.
7. Zorg voor validatie van het budget
De vele tabbladen in Excel en de onderlinge bestanden die aan elkaar zijn gekoppeld vormen een wirwar aan verwijzingen en daarbij zijn fouten heel goed denkbaar. Om alle formules en verwijzingen te checken, kun je een ‘stress test’ doen: de inputvariabelen op hele grote (of juist hele kleine) waarden zetten en kijken of de effecten op de output logisch zijn. Het budget moet uiteraard ook worden gevalideerd op haalbaarheid en financierbaarheid, gelet op de strategie en (grote) investeringen. Hier speelt de RvC of RvA een belangrijke rol. Ook banken willen steeds vaker weten in hoeverre de strategie haalbaar en het budget realistisch is.
8. Beheers de beschikbare data
Maak je een begroting in Excel, dan wordt het lastig om te beheren zodra het grote en complexe bestanden worden met soms tientallen files die aan elkaar gekoppeld zijn. Vuistregel is om het zo praktisch en overzichtelijk mogelijk te houden. Speciale budgetteringssoftware kan een uitkomst bieden.
9. Werk met een kwartaalforecast
Vaak moet de begroting na een paar maanden worden herzien. Werk daarom ook altijd met een forecast, die gebaseerd is op voortschrijdend inzicht. Budgettering vindt eenmaal per jaar plaats, en een periodieke forecast meestal per kwartaal. Hierin actualiseer je de verwachting voor het einde van het jaar op basis van de gerealiseerde maanden (het ‘verleden’) en een bijstelling van de nog komende maanden (de ’toekomst’). Vraag jezelf af: houden we vast aan het plan of aan de realiteit? De uitdaging is om te blijven sturen op het behalen van doelen, terwijl er ook flexibiliteit en aanpassingsvermogen nodig is.
10. Maak gebruik van scenario’s
Steeds meer bedrijven maken gebruik van scenario’s, zodat ze zich kunnen voorbereiden op de toekomst. Scenario’s zijn geen voorspellingen, maar kunnen managers en controllers helpen rekening te houden met onzekerheden en ondenkbare gebeurtenissen. Dit kan worden bereikt door het ontwikkelen van mogelijke alternatieve toekomsten. Zoals een what/if-analyse (simulatie) of een ‘bad case’ en een ‘good case’ scenario. Zijn ze goed opgezet, dan rekenen scenario’s niet alleen door naar het resultaat, maar ook naar de balans en kasstromen. Dat maakt het voor bedrijven makkelijker om op tijd te anticiperen op mogelijke liquiditeitstekorten en additionele (werk)kapitaalbehoeften.
Tot slot
Een budget opstellen is een zinvolle activiteit, zolang het niet alleen gezien wordt als een financiële taak. Het is namelijk een bedrijfsbreed proces waarbij plannen worden gemaakt om doelen te bereiken en resultaten te verbeteren. Een nadeel is dat er vaak slechts één jaar vooruit wordt gekeken, terwijl de wereld voortdurend verandert. Succesvolle bedrijven kijken voortdurend vooruit en herzien regelmatig hun plannen en prognoses. Forecasting is dan ook van essentieel belang als aanvulling op budgettering.
Een alternatief voor het traditionele budgetteringsproces is ‘beyond budgeting’, waarbij de jaarlijkse budgetronde wordt vervangen door een continu prognoseproces. Hoewel sommige bedrijven deze aanpak al toepassen, is het voor de meeste bedrijven nog een stap te ver.
Ongeacht welke budgetterings- of forecasting-methode u kiest: het draait niet alleen om de techniek en de cijfers. Het gaat vooral om het proces eromheen, de percepties en verwachtingen van mensen over de onderneming en de markt. En het vereist een cultuur waarin open discussie mogelijk is tussen de business en finance over strategie, groei en verbetering van resultaten.
Benieuwd hoe de Finance professionals bij DBI belangrijke ondersteuning bieden in het budgetteringsproces van onze opdrachtgevers? We vertellen je graag meer!
Bronnen:
- www.financieel-management.nl/artikelen/10-tips-voor-beter-budgetteren
- www.financieel-management.nl/artikelen/effectief-forecasten-5-tips-voor-budgettering