De jaarafsluiting is hét moment voor bedrijven om de balans op te maken. Een complex proces dat veel aandacht voor detail en de juiste voorbereiding vereist. Raak je af en toe de weg kwijt in de wirwar aan taken of voelt de jaarafsluiting als een race tegen de klok? DBI Professionals ziet dit jaarlijkse proces terugkomen bij alle klanten, en één ding is zeker: een goed georganiseerd proces en overzicht in de uit te voeren werkzaamheden maken het verschil. Wij geven je hieronder een checklist met de essentiële stappen voor een effectieve jaarafsluiting.
1. Wijs een verantwoordelijke aan
Bij de jaarafsluiting zijn altijd meerdere medewerkers vanuit verschillende disciplines betrokken. Daarom is het belangrijk om het proces goed te organiseren en te structureren. Om inzicht te krijgen in de hoeveelheid werkzaamheden, zowel voor als na de jaarafsluiting, is het verstandig om een eindverantwoordelijke aan te wijzen die het proces monitort en beheert. Plan ook altijd na afloop een overleg waarin de uitkomsten worden besproken en feedback gegeven kan worden aan medewerkers. Op die manier heb je niet alleen zicht op het proces, maar verloopt iedere jaarafsluiting daarna een stuk efficiënter.
2. Check, check, dubbel check
Een checklist is niet alleen een manier om inzicht te krijgen in alle actiepunten, maar een goede check vooraf kan er ook voor zorgen dat de administratie compleet is en er geen mutaties ontbreken. Ga zorgvuldig te werk. Een handige tip hierbij is: werk je eerst door de standaard facturen heen en verwerk de uitzonderingen pas daarna. Hiermee voorkom je dat je tijd verliest aan onnodige zaken en blijft er meer tijd over voor bijvoorbeeld het opstellen van de rapportage.
3. Zie de jaarafsluiting als een project
De jaarafsluiting is feitelijk een project dat je goed voorbereidt, plant, uitvoert en afrondt. Welke projectmanagementmethode je ook kiest, kies een vorm die bij jouw organisatie past. Plan bijvoorbeeld dagelijks een overleg waarin jullie met elkaar bespreken wat de taken zijn voor die dag en hoe teamleden elkaar eventueel kunnen ondersteunen.
4. Schakel externe hulp in
Bij veel bedrijven zorgt de jaarafsluiting voor een piek in de werkdruk op de finance afdeling. Loop je over van de hoeveelheid werkzaamheden? Vraag dan om hulp in de vorm van bijvoorbeeld uitzendkrachten die kunnen helpen met het overnemen van een aantal vaste taken, zoals het inboeken van facturen. Zo kun je zelf beter focussen op andere extra werkzaamheden die de jaarafsluiting met zich meebrengt.
5. Vier successen samen en stimuleer elkaar!
Het is aangetoond dat het vieren van successen een positieve bijdrage levert aan het werkplezier en de motivatie binnen een bedrijf. Voor een goed eindresultaat is het daarom van belang dat iedereen die bij het afsluitingsproces betrokken is, zich gemotiveerd en verantwoordelijk voelt. Stel daarom duidelijke deadlines en zorg ervoor dat de jaarafsluiting bij iedereen een hoge prioriteit heeft. Tot slot, niet geheel onbelangrijk, als het project succesvol is afgerond: ga het samen vieren!
Evalueren na de drukte
Een soepele jaarafsluiting valt of staat met een helder en gestructureerd proces. Deze actiepunten van voorbereiding tot de oplevering van de financiële rapportage zijn de basis voor een succesvol boekjaar. Is de jaarafsluiting rond en kun je weer ademhalen? Evalueer met je collega’s de uitkomsten en feedback op de verschillende actiepunten. Zo optimaliseer je constant het proces en zal de jaarafsluiting iedere keer weer efficiënter worden. En ook niet onbelangrijk; vier de successen.
Elk jaar krijgen we bij DBI weer een inkijkje in het proces van de jaarafsluiting van onze opdrachtgevers. Benieuwd hoe onze financiële experts omgaan met deze drukke periode? We vertellen je graag meer!
Bronnen:
www.factuur-portal.nl/blog/een-soepele-maand-en-jaarafsluiting-vijf-effectieve-tips
www.visma.nl/blog/zo-wordt-de-jaarafsluiting-een-makkelijke-klus
www.yuki.nl/nl/checklist-jaarafsluiting